Politique de confidentialité

Ass. Hwalmoodo Switzerland (« HMD Basel », « nous ») est une association au sens des articles 60 ss du Code civil suisse, dont le siège est à la Kleinhüningerstrasse 205, 4057 Bâle, Suisse. Contact : info@hmdbasel.ch. Responsable de la protection des données : Franco D’Agostino.

Nous traitons les données personnelles conformément à la loi fédérale sur la protection des données (LPD, en vigueur depuis le 1er septembre 2023) et, lorsqu’il s’applique, au règlement général de l’UE sur la protection des données (RGPD).

HMD Basel est un groupe affilié à A.S. Dilettantistica HMD Italia (« HMD Italia »). La présente politique s’applique à toute personne : membres, personnes qui réservent un cours d’essai ou se renseignent sur les cours, et visiteurs de hmdbasel.ch. Lorsque HMD Italia intervient également, ce qui ne concerne que les membres affiliés à HMD Italia, cela est indiqué expressément.

Le texte anglais de la présente politique fait foi.

1. Qui est responsable

HMD Basel est responsable du traitement pour l’ensemble des traitements décrits dans la présente politique.

Pour les membres affiliés à HMD Italia, le traitement lié aux activités de HMD Italia est effectué en responsabilité conjointe entre HMD Basel et :

A.S. Dilettantistica HMD Italia, Via Castelvecchio 9, 00078 Monte Porzio Catone (RM), Italie.

HMD Basel et HMD Italia ont réparti leurs responsabilités dans un accord de responsabilité conjointe (art. 26 RGPD) :

HMD Italia se charge de l’inscription sportive et institutionnelle, de la couverture d’assurance et de la vérification de l’aptitude médicale pour les membres résidant en Italie, lorsque celles-ci s’appliquent.
HMD Basel se charge de l’enseignement technique, de la gestion courante du cours, de l’encaissement et de la comptabilisation des frais, ainsi que de l’inscription sportive et institutionnelle en Suisse.

La notice conjointe de HMD Italia sur la protection des données est disponible sur demande à l’une ou l’autre des adresses de contact indiquées à la section 6.

2. Catégories de données traitées

Données d’identité et de contact : nom, prénom, lieu et date de naissance, adresse, e-mail, numéro de téléphone, ainsi que les coordonnées du parent ou du représentant légal pour les mineurs.
Données administratives et comptables : adhésions et plans d’entraînement, présences, encaissements et paiements des cotisations et des frais de plan, tous versés à HMD Basel.
Données de santé : un certificat médical ou des informations sur l’aptitude à participer, uniquement lorsque cela est requis, par exemple pour s’inscrire à une compétition.
Photographies et vidéos enregistrées pendant les entraînements, séminaires, passages de grade, compétitions ou événements.
Réservations de cours d’essai et demandes de renseignements : nom, e-mail, téléphone, détails du rendez-vous ou cours qui vous intéresse.
Statistiques du site web : pages vues anonymisées, type d’appareil et URL de référence.
Réservations via des applications partenaires : nom, coordonnées et cours que vous réservez via FitPass ou ClassPass.
Carte sur notre site web : lorsque la carte Google Maps intégrée s’affiche, Google reçoit votre adresse IP et des données de navigation.

3. Finalités et bases juridiques

Conformément à la LPD, nous ne traitons des données personnelles que dans le respect de ses principes ; lorsque cela est nécessaire, le traitement est justifié comme indiqué ci-dessous. Lorsque le RGPD s’applique, la base juridique correspondante est indiquée entre parenthèses.

Finalité	Données traitées	Base juridique
Adhésion, plans d’entraînement, participation aux cours et inscription sportive en Suisse. Avec HMD Italia pour les membres résidant en Italie : inscription et assurance, le cas échéant.	Données d’identité, de contact et administratives	Exécution d’un contrat ou mesures précontractuelles (art. 6, par. 1, point b, RGPD)
Paiements, obligations fiscales et comptables	Données d’identité et données comptables	Contrat ; obligation légale découlant du Code des obligations (art. 6, par. 1, point c, RGPD)
Vérification de l’aptitude physique et protection de la santé, certificat médical et blessures, lorsque cela est requis (par exemple pour s’inscrire à une compétition). Avec HMD Italia pour les membres résidant en Italie, le cas échéant.	Données de santé	Votre consentement explicite (art. 9, par. 2, point a, RGPD), ainsi que les éventuelles obligations légales en matière de santé dans le sport
Communications opérationnelles relatives aux cours, groupes de messagerie et avis concernant les leçons et les passages de grade. Avec HMD Italia pour les membres affiliés.	Coordonnées	Intérêt légitime à organiser le cours (art. 6, par. 1, point f, RGPD)
Nouvelles du club, événements et offres d’adhésion destinés aux membres et aux personnes ayant réservé un cours d’essai	Coordonnées	Intérêt légitime ou consentement (art. 6, par. 1, point f ou a, RGPD) ; vous pouvez vous désinscrire à tout moment
Inscription à des événements et compétitions externes, à votre demande	Données d’identité et de contact ; lorsque l’événement l’exige, un certificat médical	Contrat (art. 6, par. 1, point b, RGPD) ; pour les données de santé, votre consentement explicite
Publication de photographies et de vidéos des événements de la saison sur les réseaux sociaux, sur des sites web ou dans du matériel promotionnel. Avec HMD Italia pour les membres affiliés.	Images et enregistrements	Votre consentement (art. 6, par. 1, point a, RGPD), que vous pouvez retirer à tout moment
Réservations de cours d’essai, demandes de renseignements et inscriptions anticipées aux nouveaux cours	Coordonnées, détails du rendez-vous	Mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6, par. 1, point b, RGPD)
Statistiques du site web	Données d’utilisation anonymisées	Intérêt légitime à améliorer le site web (art. 6, par. 1, point f, RGPD)
Réservations via des applications partenaires (FitPass, ClassPass)	Nom, coordonnées, cours réservés et présences	Intérêt légitime à vous admettre au cours et à effectuer le décompte avec l’application partenaire (art. 6, par. 1, point f, RGPD)
Carte sur notre site web, indiquant notre emplacement	Adresse IP et données de navigation, traitées par Google	Intérêt légitime à indiquer comment nous trouver (art. 6, par. 1, point f, RGPD)
Analyses pour améliorer l’expérience d’entraînement, à l’aide d’outils d’IA	Données de présence, de participation et d’adhésion, pseudonymisées ou agrégées dans la mesure du possible ; jamais de données de santé	Intérêt légitime à améliorer les cours et le club (art. 6, par. 1, point f, RGPD)

Les outils d’IA ne font qu’appuyer nos décisions ; les décisions vous concernant sont toujours prises par des personnes. Vous pouvez vous opposer à cette utilisation à tout moment (section 6).

4. Destinataires

Les données personnelles peuvent être communiquées à des tiers agissant en tant que responsables du traitement indépendants ou en tant que sous-traitants, uniquement dans la mesure nécessaire aux finalités ci-dessus.

Services utilisés par HMD Basel :

Paiements : Payrexx traite les paiements et les abonnements (TWINT, cartes de débit et de crédit). Nous ne voyons jamais les données complètes de votre carte.
Comptabilité : Zoho Books ; conseillers fiscaux, comptables et banques si nécessaire.
Plateforme du club : Linyup, hébergée sur Google Firebase et partagée avec HMD Italia pour les membres affiliés. L’accès est réservé aux responsables autorisés du club.
Documents du club : services cloud de Microsoft et de Google.
Réservation de cours d’essai et formulaires d’inscription : Setmore et Notion.
Statistiques du site web : Umami Cloud (région UE). Aucun cookie ni identifiant personnel ; les adresses IP ne sont pas stockées.
Applications partenaires : FitPass et ClassPass nous transmettent votre réservation et, lorsqu’elles l’exigent, reçoivent la confirmation de votre présence. Leurs propres politiques de confidentialité s’appliquent à votre compte chez elles.
Carte : la section contact de notre site web intègre Google Maps. Lorsque la carte s’affiche, Google reçoit votre adresse IP et des données de navigation et les traite selon sa propre politique de confidentialité.
Outils d’IA : les fonctions d’IA intégrées à notre plateforme de gestion du club (Linyup), traitées dans l’UE. Pour des analyses complémentaires, nous pouvons utiliser Claude (Anthropic), uniquement avec des données pseudonymisées ou agrégées et avec des paramètres qui excluent l’utilisation de ces données pour entraîner des modèles d’IA.
Messagerie et réseaux sociaux : WhatsApp pour les groupes de cours ; Instagram, Facebook et notre site web pour les photographies et vidéos auxquelles vous avez consenti (Meta).
Fédérations sportives suisses et organisateurs d’événements tels que WAKO Switzerland, pour l’inscription sportive en Suisse ou lorsque vous vous inscrivez à un événement, et uniquement les données requises.

Lorsque HMD Italia intervient (membres affiliés uniquement) :

HMD Italia elle-même, en tant que responsable conjoint du traitement.
Fédérations sportives italiennes, organismes de promotion sportive et compagnies d’assurance, pour les membres résidant en Italie, lorsqu’une inscription ou une assurance par l’intermédiaire de HMD Italia s’applique.

Une liste à jour des sous-traitants est disponible sur demande. Nous ne vendons pas vos données et ne les communiquons pas à des tiers sans lien avec nous.

5. Conservation

Pièces comptables et données de paiement : 10 ans, comme l’exige le droit suisse.
Données d’identité, de contact et d’adhésion : pendant la durée de l’adhésion, puis aussi longtemps que les obligations légales l’exigent.
Certificats médicaux : HMD Basel ne les conserve pas ; elle les transmet uniquement pour la finalité concernée. Lorsque HMD Italia les traite pour les membres résidant en Italie, ils sont conservés pendant la durée de validité du certificat, normalement un an, et en tout état de cause jusqu’à la fin de la saison sportive.
Photographies et vidéos : jusqu’au retrait du consentement ou jusqu’à une demande d’effacement.
Réservations de cours d’essai et demandes de renseignements : jusqu’à ce qu’elles ne soient plus nécessaires au suivi, sauf si vous devenez membre.
Statistiques du site web : uniquement sous forme anonymisée et agrégée.
Réservations via des applications partenaires : aussi longtemps que nécessaire pour le décompte avec l’application partenaire ; pièces comptables 10 ans.

Lorsque le droit à l’effacement est exercé, ou à l’expiration des durées de conservation ci-dessus, les données personnelles sont supprimées de manière sécurisée. Lorsque l’effacement complet de certaines données ne peut pas être effectué immédiatement, en raison de contraintes techniques ou de copies de sauvegarde automatiques, ces données sont rendues inaccessibles et rapidement soumises à un processus d’anonymisation irréversible, de sorte que vous ne puissiez plus être identifié.

6. Vos droits et contact

Vous avez le droit de demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement ou de vous y opposer, ainsi que le droit à la portabilité des données et le droit de retirer tout consentement donné. Nous répondons aux demandes d’accès dans un délai de 30 jours.

Contact : écrivez à info@hmdbasel.ch.
Lorsque HMD Italia intervient : en vertu de l’accord de responsabilité conjointe, HMD Italia est le point de contact unique : kwanjanim1959@gmail.com. Vous pouvez toujours nous écrire ; nous transmettons les demandes concernant le traitement conjoint à HMD Italia dans un délai de 24 heures.

Vous avez également le droit de vous adresser à une autorité de surveillance :

Suisse : Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), www.edoeb.admin.ch.
Italie, pour les traitements de HMD Italia : Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it.

7. Données hors de Suisse

Certains des services ci-dessus traitent des données hors de Suisse, dans l’UE ou aux États-Unis. Nous ne les utilisons que lorsque l’État de destination offre un niveau de protection des données adéquat, ou avec des garanties appropriées telles qu’une certification selon le Data Privacy Framework Suisse–États-Unis ou des clauses contractuelles types.

Lorsque HMD Italia intervient, HMD Basel et HMD Italia se communiquent des données. L’Italie figure parmi les États disposant d’un niveau de protection des données adéquat selon le droit suisse, et la Suisse est reconnue par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat.

Vous pouvez nous demander des précisions sur les garanties utilisées.

8. Sécurité

Nous protégeons les données personnelles au moyen de mesures techniques et organisationnelles appropriées :

transmission chiffrée (HTTPS)
accès limité aux responsables autorisés du club
fournisseurs cloud réputés

9. Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente politique pour tenir compte de changements juridiques ou opérationnels. La version en vigueur, avec sa date, est toujours disponible sur hmdbasel.ch/fr/privacy-policy. Les membres qui ont accepté la présente politique reçoivent la version mise à jour par e-mail.