Datenschutzerklärung

Ass. Hwalmoodo Switzerland / HMD Basel („wir”, „unser”, „uns”) verpflichtet sich, Ihre persönlichen Daten zu schützen und Ihre Privatsphäre gemäß dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (revDSG) und, soweit anwendbar, der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu respektieren.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten in Bezug auf unsere Website, Termine, Zahlungen, Mitgliedschaften und Vereinsaktivitäten erheben, verwenden und schützen.

1. Datenverantwortlicher und verantwortliche Person

Ass. Hwalmoodo Switzerland (auch HMD Basel)
Kleinhüningerstrasse 205, 4057 Basel, Schweiz
📧 info@hmdbasel.ch
👤 Datenschutzverantwortlicher: Franco D’Agostino

Wir sind für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich, wie in dieser Erklärung beschrieben, sofern nicht anders angegeben.

2. Allgemeine Grundsätze

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten nur im notwendigen Umfang für:

den Betrieb unserer Website und Online-Dienste,
die Verwaltung von Terminen, Zahlungen, Mitgliedschaften und Veranstaltungen sowie
die Erfüllung unserer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen.

Wir wenden modernste Sicherheitsmaßnahmen an, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht und geben sie nicht an unverbundene Dritte weiter.

3. Website-Besucher

3.1 Analytics (Umami Cloud – EU-Region)

Unsere Website verwendet Umami Cloud (EU-Region) für anonyme Verkehrsanalysen.

Es werden keine Cookies oder persönliche Identifikatoren verwendet.
Daten wie Seitenaufrufe, Gerätetyp und Referrer-URLs werden in anonymisierter Form erfasst.
IP-Adressen werden anonymisiert und nicht gespeichert.
Die Daten verbleiben in der EU und werden gemäß den Datenschutzstandards von Umami verarbeitet.

Diese Verarbeitung basiert auf unserem berechtigten Interesse an der Überwachung und Verbesserung unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO / Art. 31 revDSG).

4. Terminbuchung (Setmore)

Wenn Sie über Setmore ein Probetraining oder eine Sitzung buchen, erheben wir:

Name
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Termindetails

Diese Daten werden für die Terminplanung, Bestätigungen und Nachfassaktionen verarbeitet. Buchungen werden gemäß der Datenschutzerklärung von Setmore behandelt.

5. Weitere Registrierungen

Für die Voranmeldung zu kommenden Kursen können wir Formulare verwenden, die auf Notion basieren:

Name
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Termindetails

Die Daten werden ausschließlich verwendet, um interessierte Teilnehmer über den spezifischen Kurs zu kontaktieren. Sie werden nicht mit anderen Parteien geteilt und werden auf Anfrage oder nach Abschluss der Kursanmeldung gelöscht. Weitere Details finden Sie in der Datenschutzerklärung von Notion.

6. Zahlungen und Abrechnung

6.1 Zahlungen und Mitgliederabrechnung (Payrexx)

Zahlungen und Abonnements werden über Payrexx verwaltet.

Verarbeitete Daten können umfassen:

Name
E-Mail-Adresse
Abrechnungs- und Zahlungsdetails

Zahlungsdaten werden direkt von Payrexx gemäß deren Datenschutzerklärung verarbeitet. Wir speichern keine vollständigen Kartendaten und haben auch keinen Zugriff darauf.

6.2 Buchhaltung und sonstige Abrechnung (Zoho Books)

Buchhaltungsdaten werden über Zoho Books verarbeitet. Es werden nur Daten verarbeitet, die für die Rechnungsstellung und Buchhaltung erforderlich sind, gemäß der Datenschutzerklärung von Zoho.

7. Verwaltung von Vereinsmitgliedern

Wir führen Mitgliederdaten für Verwaltungs-, Kommunikations- und Buchhaltungszwecke.

7.1 CRM-System (Firebase)

Unser maßgeschneidertes CRM läuft auf Google Firebase.

Gespeicherte Daten können umfassen:

Name, Geburts- und Geburtsort
Adresse, E-Mail und Telefonnummer
Versicherungs- oder Krankenkassennummer
Mitgliedschafts- und Teilnahmedetails

Der Zugriff ist nur autorisierten Vereinsadministratoren vorbehalten.

7.2 Vereinsdokumente

Einige offizielle Vereinsdokumente werden sicher auf Microsoft- oder Google Cloud-Plattformen gespeichert und können ähnliche personenbezogene Daten enthalten (z. B. Mitgliederlisten, Formulare). Der Zugriff ist auf Vereinsfunktionäre beschränkt.

8. Kommunikation und Marketing

Für Probetrainings, aktive Mitglieder oder Interessenten können wir gelegentlich senden: Trainings- oder Veranstaltungseinladungen, Mitgliedschaftsangebote oder andere vereinsbezogene Informationen.

Diese Mitteilungen können per E-Mail, Telefon oder Messaging-Apps (z. B. WhatsApp) gesendet werden. Sie können sich jederzeit abmelden, indem Sie: uns eine E-Mail an info@hmdbasel.ch senden oder den bereitgestellten Abmeldelink verwenden. Wir werden alle Abmeldewünsche umgehend berücksichtigen und Rückmeldung geben.

9. Teilnahme an externen Veranstaltungen

Um Mitglieder für externe Veranstaltungen (z. B. Turniere) anzumelden, können wir begrenzte personenbezogene Daten wie Name, Geburtsdatum und Kontaktinformationen mit Veranstaltern (z. B. WAKO Schweiz) teilen. Diese Weitergabe ist strikt auf das für die Veranstaltungsteilnahme erforderliche Maß beschränkt.

10. Fotos und Videos

Während Trainingssitzungen und Vereinsveranstaltungen können wir gelegentlich Fotos aufnehmen oder kurze Videos aufzeichnen zur internen Dokumentation oder zur Förderung von HMD Basel auf Social-Media-Plattformen wie Instagram und Facebook sowie auf unserer Website.

Die Teilnahme an solchen Medien ist völlig freiwillig. Wo Sie sichtbar sein könnten, wird Ihr Bild nur für legitime Vereinskommunikations- und Werbezwecke verwendet, und Sie können jederzeit die Entfernung beantragen, indem Sie uns unter info@hmdbasel.ch kontaktieren.

11. Weitere Registrierungen

Als registrierter Sportverein können wir verpflichtet sein, Mitglieder oder Teilnehmer bei relevanten Sportverbänden oder Dachorganisationen (z. B. Swiss Olympic, WAKO Schweiz) zu registrieren, um die Teilnahme an offiziellen Wettkämpfen, Rankings oder verbandbezogenen Aktivitäten zu ermöglichen.

Solche Registrierungen können die Weitergabe grundlegender personenbezogener Daten (z. B. Name, Geburtsdatum und Kontaktinformationen) an diese Organisationen beinhalten. Wir werden Sie informieren, wenn und wann eine solche Registrierung erforderlich ist, und sie erfolgt nur mit Ihrer Zustimmung oder wie für Ihre Teilnahme an bestimmten Aktivitäten erforderlich.

12. Datenspeicherung

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es zur Erfüllung der beschriebenen Zwecke erforderlich ist:

Website-Analytics: nur anonymisiert und aggregiert
Termin- und Zahlungsdaten: wie für Buchhaltungs- und gesetzliche Verpflichtungen erforderlich aufbewahrt
Mitgliederdaten: während der aktiven Mitgliedschaft und danach für gesetzliche Aufbewahrungsfristen gespeichert

Daten, die nicht mehr benötigt werden, werden sicher gelöscht oder anonymisiert.

13. Datensicherheit

Wir verwenden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, einschließlich:

verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS)
sichere Zugriffskontrollen
Nutzung renommierter Cloud-Anbieter

14. Ihre Rechte

Gemäß dem Schweizer revDSG und der EU-DSGVO haben Sie das Recht:

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten zu beantragen,
Berichtigung oder Löschung zu beantragen,
Einwilligung zu widerrufen (falls zutreffend),
der Verarbeitung zu widersprechen und
Informationen über die Handhabung Ihrer Daten anzufordern.

Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie uns kontaktieren unter: info@hmdbasel.ch

Wir werden Ihre Anfrage umgehend bearbeiten und Rückmeldung geben gemäß geltendem Recht.

15. Dienste und Links von Drittanbietern

Unsere Website und Tools können auf externe Dienste verlinken. Wir sind nicht verantwortlich für deren Inhalte oder Praktiken. Bitte überprüfen Sie deren Datenschutzerklärungen für Details:

16. Aktualisierungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung regelmäßig aktualisieren, um rechtliche oder betriebliche Änderungen widerzuspiegeln. Die neueste Version ist immer verfügbar unter hmdbasel.ch/privacy.

17. Kontakt

Ass. Hwalmoodo Switzerland (auch HMD Basel) Kleinhüningerstrasse 205, 4057 Basel, Schweiz 📧 info@hmdbasel.ch 👤 Datenschutzverantwortlicher: Franco D’Agostino