Ass. Hwalmoodo Switzerland („HMD Basel”, „wir”, „uns”) ist ein Verein nach Art. 60 ff. des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (ZGB) mit Sitz an der Kleinhüningerstrasse 205, 4057 Basel, Schweiz. Kontakt: info@hmdbasel.ch. Datenschutzverantwortlicher: Franco D’Agostino.

Wir bearbeiten Personendaten gemäß dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, in Kraft seit dem 1. September 2023) und, soweit anwendbar, der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO).

HMD Basel ist eine Gruppe, die der A.S. Dilettantistica HMD Italia („HMD Italia”) angeschlossen ist. Diese Datenschutzerklärung gilt für alle: Mitglieder, Personen, die ein Probetraining buchen oder sich nach Kursen erkundigen, und Besucher von hmdbasel.ch. Wo HMD Italia ebenfalls beteiligt ist, was nur Mitglieder, die HMD Italia angeschlossen sind, betrifft, wird dies ausdrücklich angegeben.

Maßgebend ist der englische Text dieser Datenschutzerklärung.

1. Wer verantwortlich ist

HMD Basel ist der Verantwortliche für alle in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Bearbeitungen.

Für Mitglieder, die HMD Italia angeschlossen sind, erfolgt die Bearbeitung für die Aktivitäten von HMD Italia in gemeinsamer Verantwortlichkeit zwischen HMD Basel und:

• A.S. Dilettantistica HMD Italia, Via Castelvecchio 9, 00078 Monte Porzio Catone (RM), Italien.

HMD Basel und HMD Italia haben ihre Verantwortlichkeiten in einer Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit aufgeteilt (Art. 26 DSGVO):

• HMD Italia ist zuständig für die sportliche und institutionelle Anmeldung, den Versicherungsschutz und die Überprüfung der Sporttauglichkeit für in Italien ansässige Mitglieder, soweit diese anwendbar sind.
• HMD Basel ist zuständig für den technischen Unterricht, den laufenden Kursbetrieb, das Inkasso und die Verbuchung der Gebühren sowie für die sportliche und institutionelle Anmeldung in der Schweiz.

Die gemeinsame Datenschutzerklärung von HMD Italia ist auf Anfrage an beiden Kontaktadressen in Abschnitt 6 erhältlich.

2. Kategorien bearbeiteter Daten

• Identitäts- und Kontaktdaten: Name, Vorname, Geburtsort und -datum, Adresse, E-Mail, Telefonnummer sowie bei Minderjährigen die Angaben eines Elternteils oder des gesetzlichen Vertreters.
• Administrative und buchhalterische Daten: Mitgliedschaft und Trainingsabonnements, Anwesenheit, Quittungen und Zahlungen der Mitgliederbeiträge und Abonnementsgebühren, die alle an HMD Basel bezahlt werden.
• Gesundheitsdaten: ein Arztzeugnis oder Angaben zur Teilnahmefähigkeit, nur soweit erforderlich, zum Beispiel für die Anmeldung zu einem Wettkampf.
• Fotos und Videos, aufgenommen bei Trainings, Seminaren, Graduierungen, Wettkämpfen oder Veranstaltungen.
• Buchungen von Probetrainings und Anfragen: Name, E-Mail, Telefon, Termindetails oder der Kurs, für den Sie sich interessieren.
• Website-Statistiken: anonymisierte Seitenaufrufe, Gerätetyp und Referrer.
• Buchungen über Partner-Apps: Name, Kontaktdaten und die Kurse, die Sie über FitPass oder ClassPass buchen.
• Karte auf unserer Website: Wenn die eingebettete Google-Maps-Karte angezeigt wird, erhält Google Ihre IP-Adresse und Browserdaten.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Nach dem DSG bearbeiten wir Personendaten nur im Einklang mit dessen Grundsätzen; soweit erforderlich, ist die Bearbeitung wie unten dargestellt gerechtfertigt. Soweit die DSGVO anwendbar ist, ist die entsprechende Rechtsgrundlage in Klammern angegeben.

Zweck	Bearbeitete Daten	Rechtsgrundlage
Mitgliedschaft, Trainingsabonnements, Kursteilnahme und sportliche Anmeldung in der Schweiz. Mit HMD Italia für in Italien ansässige Mitglieder: Anmeldung und Versicherung, soweit anwendbar.	Identitäts-, Kontakt- und administrative Daten	Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Zahlungen, steuerliche und buchhalterische Pflichten	Identitäts- und Buchhaltungsdaten	Vertrag; gesetzliche Pflicht nach dem Schweizerischen Obligationenrecht (OR) (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Überprüfung der körperlichen Eignung und Gesundheitsschutz, Arztzeugnis und Verletzungen, soweit erforderlich (zum Beispiel für die Anmeldung zu einem Wettkampf). Mit HMD Italia für in Italien ansässige Mitglieder, soweit anwendbar.	Gesundheitsdaten	Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) in Verbindung mit allfälligen gesetzlichen Pflichten zum Gesundheitsschutz im Sport
Operative Kursmitteilungen, Messaging-Gruppen und Mitteilungen zu Lektionen und Graduierungen. Mit HMD Italia für angeschlossene Mitglieder.	Kontaktdaten	Berechtigtes Interesse an der Durchführung des Kurses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Vereinsneuigkeiten, Veranstaltungen und Mitgliedschaftsangebote an Mitglieder und Personen, die ein Probetraining gebucht haben	Kontaktdaten	Berechtigtes Interesse oder Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. f oder a DSGVO); Sie können sich jederzeit abmelden
Anmeldung zu externen Veranstaltungen und Wettkämpfen, auf Ihren Wunsch	Identitäts- und Kontaktdaten; sofern die Veranstaltung es verlangt, ein Arztzeugnis	Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für Gesundheitsdaten Ihre ausdrückliche Einwilligung
Veröffentlichung von Fotos und Videos von den Veranstaltungen der Saison in sozialen Medien, auf Websites oder in Werbematerialien. Mit HMD Italia für angeschlossene Mitglieder.	Bilder und Aufnahmen	Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können
Buchungen von Probetrainings, Anfragen und Voranmeldungen für neue Kurse	Kontaktdaten, Termindetails	Vorvertragliche Schritte, um die Sie uns bitten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Website-Statistiken	Anonymisierte Nutzungsdaten	Berechtigtes Interesse an der Verbesserung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Buchungen über Partner-Apps (FitPass, ClassPass)	Name, Kontaktdaten, gebuchte Kurse und Anwesenheit	Berechtigtes Interesse daran, Sie zum Kurs zuzulassen und mit der Partner-App abzurechnen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Karte auf unserer Website, die unseren Standort zeigt	IP-Adresse und Browserdaten, bearbeitet durch Google	Berechtigtes Interesse daran, zu zeigen, wie man uns findet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Erkenntnisse zur Verbesserung des Trainings, mithilfe von KI-Werkzeugen	Anwesenheits-, Teilnahme- und Mitgliedschaftsdaten, soweit möglich pseudonymisiert oder aggregiert; niemals Gesundheitsdaten	Berechtigtes Interesse an der Verbesserung der Kurse und des Vereins (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

KI-Werkzeuge unterstützen nur unsere Entscheidungen; Entscheidungen über Sie treffen immer Menschen. Sie können dieser Nutzung jederzeit widersprechen (Abschnitt 6).

4. Empfänger

Personendaten können Dritten, die als eigenständige Verantwortliche oder als Auftragsbearbeiter handeln, bekanntgegeben werden, nur soweit es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist.

Von HMD Basel genutzte Dienste:

• Zahlungen: Payrexx wickelt Zahlungen und Abonnements ab (TWINT, Debit- und Kreditkarten). Ihre vollständigen Kartendaten sehen wir nie.
• Buchhaltung: Zoho Books; bei Bedarf Steuerberater, Buchhalter und Banken.
• Vereinsplattform: Linyup, gehostet auf Google Firebase und für angeschlossene Mitglieder gemeinsam mit HMD Italia genutzt. Der Zugriff ist auf befugte Vereinsfunktionäre beschränkt.
• Vereinsdokumente: Cloud-Dienste von Microsoft und Google.
• Buchung von Probetrainings und Anmeldeformulare: Setmore und Notion.
• Website-Statistiken: Umami Cloud (EU-Region). Keine Cookies oder persönlichen Kennungen; IP-Adressen werden nicht gespeichert.
• Partner-Apps: FitPass und ClassPass übermitteln uns Ihre Buchung und erhalten, soweit sie dies verlangen, eine Bestätigung Ihrer Anwesenheit. Für Ihr Konto bei ihnen gelten deren eigene Datenschutzerklärungen.
• Karte: Der Kontaktbereich unserer Website bettet Google Maps ein. Wenn die Karte angezeigt wird, erhält Google Ihre IP-Adresse und Browserdaten und bearbeitet sie nach seiner eigenen Datenschutzerklärung.
• KI-Werkzeuge: die in unsere Vereinsplattform (Linyup) integrierten KI-Funktionen, die in der EU bearbeitet werden. Für weitergehende Auswertungen können wir Claude (Anthropic) nutzen, ausschließlich mit pseudonymisierten oder aggregierten Daten und mit Einstellungen, die eine Verwendung dieser Daten zum Training von KI-Modellen ausschließen.
• Messaging und soziale Medien: WhatsApp für Kursgruppen; Instagram, Facebook und unsere Website für Fotos und Videos, in die Sie eingewilligt haben (Meta).
• Schweizer Sportverbände und Veranstalter wie WAKO Switzerland, für die sportliche Anmeldung in der Schweiz oder wenn Sie sich für eine Veranstaltung anmelden, und nur mit den erforderlichen Daten.

Wo HMD Italia beteiligt ist (nur angeschlossene Mitglieder):

• HMD Italia selbst, als gemeinsam Verantwortliche.
• Italienische Sportverbände, Sportförderorganisationen und Versicherungsgesellschaften, für in Italien ansässige Mitglieder, soweit eine Anmeldung oder Versicherung über HMD Italia erfolgt.

Eine aktuelle Liste der Auftragsbearbeiter ist auf Anfrage erhältlich. Wir verkaufen Ihre Daten nicht und geben sie nicht an unbeteiligte Dritte weiter.

5. Aufbewahrung

• Buchhaltungs- und Zahlungsunterlagen: 10 Jahre, wie es das Schweizer Recht verlangt.
• Identitäts-, Kontakt- und Mitgliederdaten: für die Dauer der Mitgliedschaft und danach so lange, wie gesetzliche Pflichten es erfordern.
• Arztzeugnisse: HMD Basel speichert sie nicht, sondern gibt sie nur für den betreffenden Zweck weiter. Wo HMD Italia sie für in Italien ansässige Mitglieder bearbeitet, werden sie für die Gültigkeitsdauer des Zeugnisses aufbewahrt, in der Regel ein Jahr, und in jedem Fall bis zum Ende der Sportsaison.
• Fotos und Videos: bis zum Widerruf der Einwilligung oder bis zu einem Löschungsbegehren.
• Buchungen von Probetrainings und Anfragen: bis sie für die Nachbearbeitung nicht mehr benötigt werden, es sei denn, Sie werden Mitglied.
• Website-Statistiken: nur anonymisiert und aggregiert.
• Buchungen über Partner-Apps: so lange, wie es für die Abrechnung mit der Partner-App nötig ist; Buchhaltungsunterlagen 10 Jahre.

Wird das Recht auf Löschung ausgeübt oder laufen die oben genannten Aufbewahrungsfristen ab, werden die Personendaten sicher entfernt. Kann die vollständige Löschung bestimmter Daten aus technischen Gründen oder wegen automatischer Sicherungskopien nicht sofort erfolgen, werden diese Daten unzugänglich gemacht und umgehend einem unumkehrbaren Anonymisierungsverfahren unterzogen, sodass Sie nicht mehr identifiziert werden können.

6. Ihre Rechte und Kontakt

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre Daten, deren Berichtigung, Löschung oder die Einschränkung der Bearbeitung zu verlangen oder der Bearbeitung zu widersprechen; zudem haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit und auf Widerruf jeder erteilten Einwilligung. Auskunftsbegehren beantworten wir innerhalb von 30 Tagen.

• Kontakt: Schreiben Sie an info@hmdbasel.ch.
• Wo HMD Italia beteiligt ist: Gemäß der Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit ist HMD Italia die einzige Anlaufstelle: kwanjanim1959@gmail.com. Sie können uns trotzdem schreiben; Anfragen zur gemeinsamen Bearbeitung leiten wir innerhalb von 24 Stunden an HMD Italia weiter.

Sie haben zudem das Recht, sich an eine Aufsichtsbehörde zu wenden:

• Schweiz: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB), www.edoeb.admin.ch.
• Italien, für die Bearbeitung durch HMD Italia: Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it.

7. Daten außerhalb der Schweiz

Einige der oben genannten Dienste bearbeiten Daten außerhalb der Schweiz, in der EU oder in den USA. Wir nutzen sie nur, wenn im Zielland ein angemessener Datenschutz besteht, oder mit geeigneten Garantien wie einer Zertifizierung unter dem Swiss–US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln.

Wo HMD Italia beteiligt ist, tauschen HMD Basel und HMD Italia Daten untereinander aus. Italien ist nach Schweizer Recht als Staat mit angemessenem Datenschutz aufgeführt, und die Schweiz ist von der Europäischen Kommission als angemessen anerkannt.

Einzelheiten zu den verwendeten Garantien können Sie bei uns anfragen.

8. Sicherheit

Wir schützen Personendaten durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen:

• verschlüsselte Übertragung (HTTPS)
• Zugriff beschränkt auf befugte Vereinsfunktionäre
• renommierte Cloud-Anbieter

9. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, um rechtlichen oder betrieblichen Änderungen Rechnung zu tragen. Die aktuelle Version ist stets mit ihrem Datum unter hmdbasel.ch/de/privacy-policy abrufbar. Mitglieder, die diese Datenschutzerklärung akzeptiert haben, erhalten die aktualisierte Fassung per E-Mail.